ใช้โปรแกรมบัญชี จะเลือกวิธีการบันทึกบัญชีแบบ Perpetual หรือ Periodic ดีกว่า

มักจะได้รับคำถามเกี่ยวกับการบันทึกบัญชีบ่อยๆ ว่าควรจะเลือกแบบใดดี ระหว่างการบันทึกบัญชีแบบ Perpetual หรือ Periodic

ซึ่งถ้าเป็นการบันทึกบัญชีด้วยมือ เราคงต้องมานั่งวิเคราะห์หาความแตกต่างระหว่าง 2 วิธีนี้ ซึ่งโดยหลักๆ ก็คือ Perpetual จะมีการบันทึกบัญชีที่เกี่ยวข้องกับสินค้าในทุกๆ รายการ ไม่ว่าจะเป็นการซื้อ การขาย การปรับปรุงยอดในสต๊อก รวมไปถึงการบันทึกต้นทุนขายทุกครั้งที่มีการขาย ซึ่งประโยชน์ก็คือเราจะทราบยอดสินค้าคงเหลือตลอดเวลา ตั้งแต่ทำรายการเสร็จ

ส่วนอีกวิธี Periodic นั้นก็ตรงกันข้ามกัน เพราะเมื่อมีการซื้อหรือขาย จะไม่บันทึกบัญชีสินค้าเลย (ตรงนี้ในโปรแกรม Express หากเมื่อไหร่ที่บัญชีสินค้ามีการเคลื่อนไหวระหว่างงวด เช่น มีการนำไปเดบิต เครดิตในสมุดรายวัน ก็จะทำให้งบแสดงฐานะทางการเงินหรืองบดุล มียอดที่ไม่ดุลย์กันได้) แล้วยอดคงเหลือของสินค้าของการบันทึกบัญชีแบบ Periodic ล่ะ จะทราบยอดได้อย่างไร ก็ตอบได้ว่าต้องไปตรวจนับยอดเอา ณ เวลาใดเวลาหนึ่ง

หากจำได้สมัยที่เรียนบัญชี ที่เราเคยท่องหรือทำความเข้าใจกัน ก็จะบอกว่า Perpetual นั้น เหมาะกับธุรกิจที่ขายสินค้ามูลค่าสูง มีจำนวนรายการเคลื่อนไหวของสินค้า เช่น รายการซื้อหรือรายการขายไม่มากนัก ส่วน Periodic ก็ตรงกันข้ามกัน

แต่เมื่อไหร่ก็ตามที่คุณใช้โปรแกรมบัญชีคอมพิวเตอร์สำเร็จรูปทำบัญชีแล้ว ก็ไม่ต้องวิเคราะห์เลยครับ เลือกใช้เป็น Perpetual ไปได้เลย เพราะระบบจะคำนวณต้นทุนสินค้าที่ขาย บันทึกบัญชีสินค้าทุกรายการให้โดยอัตโนมัติอยู่แล้ว เราไม่ต้องเสียเวลาไปคำนวณหรือลงบัญชีเอง วิธีการนี้จะทำให้คุณทราบยอดสินค้าคงเหลือ หรือต้นทุนขาย รวมถึงกำไรขั้นต้นได้ตลอดเวลา พอมีข้อมูลที่ถูกต้อง และนำมาใช้งานได้ตลอดเวลาแบบนี้ การตัดสินทางธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นการสั่งซื้อสินค้า จัดโปรโมชั่น หรือจะเป็นการควบคุมสต็อคให้มียอดคงเหลือแบบพอใช้งาน ไม่มากหรือน้อยเกินไป ก็ไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไปแล้ว

แหล่งข้อมูล http://www.esg.co.th